Laptopok, monitorok, kábelek – és az örök káosz a céges raktárban

Minden cégnél van legalább egy pillanat, amikor valaki új munkatárs érkezik, és kiderül, hogy nincs számára laptop. Vagy van, de az előző kollégáé volt, akin még rajtavannak a régi fájlok, programok, és senki nem tudja, mit lehet törölni, mit nem. Aztán kiderül, hogy van egy fiókban három régi egér, de egyiknek sem működik a görgője. Közben valaki más panaszkodik, hogy a monitora villog, de cserét nem kap, mert nincs készleten. És közben ott van valahol egy raktárban tíz kidobásra szánt gép, amit már évek óta senki nem vitt el.

Ez nem azért van, mert az emberek rosszindulatúak vagy rendetlenek lennének. Egyszerűen arról van szó, hogy amíg kicsi a cég, addig mindenki fejben tartja, kinek mi van, mi hol van, és mi mire kell. Aztán nő a létszám, jönnek-mennek az emberek, cserélődnek az eszközök, és egyszer csak senki sem látja át a helyzetet.

Az informatikai eszközgazdálkodás pontosan erről szól: hogy legyen rend abban, kinek milyen eszköze van, mikor vették, meddig használható, mikor jár le a garancia, és mi van a raktárban tartalékként. Nem rocket science, de ha nincs rendszer mögötte, akkor hamar káosz lesz.

Kisebb cégeknél gyakori, hogy Excelben vezetik ezt. Van egy táblázat, amibe felírják, hogy ki kapott laptopot, melyiket, mikor. Aztán valaki elmegy, a laptop visszakerül, de senki nem frissíti a táblázatot. Jön valaki új, és kezdődik az egész elölről: keresik, hogy van-e szabad gép, ki használta utoljára, milyen állapotban van. Időnként kiderül, hogy van egy egész polc tele eszközzel, amiről senki sem tudott.

Nagyobb cégeknél komolyabb rendszereket használnak erre. Minden eszköz kap egy azonosítót, nyilvántartják a beszerzéstől a kiselejtezésig. Ha valaki kér valamit, látszik, hogy van-e készleten, ha valaki elmegy, látszik, hogy milyen eszközöket kell visszaadnia. Ez nem csak a rend kedvéért van, hanem azért is, mert így sokkal kevesebb pénz megy el feleslegesen.

Mert az a helyzet, hogy ha nincs átlátás, akkor könnyen előfordul, hogy vesznek új eszközöket, miközben a raktárban van használható. Vagy épp fordítva: nem vesznek időben, aztán hirtelen mindenkinek egyszerre kell, és nincs mit adni. Előfordul az is, hogy egy drága eszköz eltűnik, és senki sem tudja, hova lett. Nincs nyilvántartva, nincs hozzárendelve senkihez, tehát nem is keresik.

Aztán ott van a karbantartás és a garancia kérdése is. Ha valaki jelzi, hogy a laptopja lassan működik vagy a monitorja hibás, akkor jó, ha van valahol feljegyezve, hogy az eszköz mikor lett vásárolva, van-e még garancia, kit kell keresni javításért. Ha ez nincs rendszerezve, akkor minden probléma egy külön detektívmunka.

A biztonsági szempontok sem elhanyagolhatók. Ha egy laptop vagy telefon elvész, fontos tudni, hogy volt-e rajta érzékeny adat, ki használta, milyen hozzáférései voltak. Ha nincs nyilvántartva, hogy ki milyen eszközt használ, akkor nehéz gyorsan reagálni egy ilyen helyzetre.

Persze sok függ attól is, hogy az emberek betartják-e a szabályokat. Ha van egy rendszer, de mindenki megkerüli, mert lassúnak vagy bonyolultnak találja, akkor az sem ér semmit. Érdemes úgy kialakítani, hogy egyszerű legyen használni, ne legyen felesleges adminisztráció, de a lényeg meglegyen.

Végső soron arról van szó, hogy az eszközök pénzbe kerülnek, és érdemes tudni, hova mennek, ki használja őket, és mikor kell cserélni. Nem kell túlbonyolítani, de egy minimális rend sokat segít abban, hogy ne legyen folyamatos káosz, keresés, és felesleges költés.